Avis de confidentialité pour les fournisseurs, prestataires et partenaires – France

Mise à jour le 28/11/2023

Le présent avis de confidentialité s’applique à tous les fournisseurs, prestataires et partenaires potentiels ou actuels des entités juridiques de LACROIX situées en France et listées ici, sous réserve de toute autre disposition légale extraterritoriale qui Vous est applicable et qui est opposable en France.

 

1. Quels types de données personnelles Vous concernant traitons-Nous ?

Nous pouvons collecter et traiter des données personnelles Vous concernant, parmi lesquelles :

• Des informations Vous identifiant ou Vos coordonnées professionnelles ou personnelles telles que civilité, prénom, nom, téléphone, adresse, email, immatriculation au registre du commerce, au répertoire des métiers ou autre suivant le pays d’immatriculation, signature manuscrite et électronique, pièce d’identité ;
• Des informations sur Votre vie professionnelle telles que Votre fonction ou mandat social et la société ou l’organisation pour laquelle Vous travaillez, les biens et services que Vous proposez, Votre langue de correspondance, et pour les collaborateurs de nos prestataires soumis à autorisation de travail : date d’embauche, nationalité, numéro et titre valant autorisation de travail ;
• Des informations relatives à Nos relations contractuelles telles que date de signature de contrat, objet du contrat, données relatives aux commandes que Nous passons, à leur exécution et à leur livraison ;
• Des informations d’ordre économique et financier telles que données de facturation et de paiement, RIB, numéro de TVA intracommunautaire ou autre suivant le pays, avantages en nature, honoraires et commissions ;
• Les contenus des correspondances que Nous échangeons avec Vous par courrier ou email.

Pour administrer Nos bases de données, des identifiants peuvent également Vous être attribués tels que référence ou ID de fournisseur, prestataire ou partenaire .

 

2. Comment collectons-Nous Vos données ?

Nous collectons Vos données personnelles directement auprès de Vous lorsque Vous :

• Nous les transmettez via Nos plateformes de gestion des fournisseurs ou lors de Nos échanges (points téléphoniques, correspondances, formulaires à compléter, etc.) ;
• Participez à un évènement ou un salon auquel Nous sommes aussi présents, en Nous remettant une carte de visite ou en complétant un formulaire.

Ponctuellement, Vos données personnelles peuvent :

• Être collectées depuis des sites web ou des bases de données en ligne dans lesquelles Vous apparaissez ;
• Nous être transmises par toute autre personne dans le cadre d’une recommandation.

 

3. Pourquoi utilisons-Nous Vos données personnelles ?

Nous pouvons utiliser Vos données personnelles notamment pour :

• Sélectionner Nos fournisseurs, prestataires et partenaires (recherche de cocontractants potentiels, réalisation d’appels d’offres, étude de l’adéquation des offres à Nos besoins) ;
• Evaluer et détecter les risques de corruption et de trafic d’influence (réalisation de due diligences) ;
• Maintenir une base de données fournisseurs, prestataires et partenaires (enrichissement et mise à jour des données) ;
• Conclure et exécuter les contrats (mise en signature des contrats, suivi de l’exécution des contrats, des commandes, des livraisons, gestion des réclamations, vérification des déclarations auprès des organismes de protection sociale et de l’administration fiscale) ;
• Assurer Nos traitements comptables et financiers (comptabilisation des factures et paiements, déclarations d’honoraires et de commissions) ;
• Réaliser des statistiques (délais de facturation et de paiement) ;
• Conserver les données en archive (archivage légal des documents comptables et préservation de Nos droits en cas de litige) ;
• Maintenir Notre registre des activités de traitements (enrichissement et mise à jour des données relatives aux sous-traitants) ;
• Instruire et historiser les demandes d’exercice des droits en lien avec les règlementations relatives à la protection des données (accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement et portabilité).

 

4. Quelle est la base juridique sur laquelle Nous nous appuyons pour traiter Vos données personnelles ?

Nous traitons Vos données personnelles sur la base d’un intérêt légitime pour :

• Sélectionner Nos fournisseurs, prestataires et partenaires afin de Nous fournir en biens et services les plus adéquats à nos besoins ;
• Maintenir une base de données fournisseurs, prestataires et partenaires afin d’organiser, structurer et optimiser la gestion des données ;
• Conserver les données en archive afin de préserver Nos droits en cas de litige.

Nous traitons Vos données personnelles dans le cadre de mesures précontractuelles ou pour les besoins de l’exécution du Contrat pour :

• Conclure et exécuter les contrats ;
• Comptabiliser Vos factures et effectuer les paiements.

Nous traitons Vos données personnelles sur la base d’une obligation légale qui s’impose à Nous pour :

• Gérer les déclarations d’honoraires et de commissions ;
• Effectuer l’archivage légal les documents comptables ;
• Evaluer et détecter les risques de corruption et de trafic d’influence ;
• Réaliser des statistiques concernant la facturation et les délais de paiement ;
• Gérer Notre registre des activités de traitement ;
• Gérer Vos demandes d’exercice de droits.

 

5. Pendant combien de temps gardons-Nous Vos données personnelles ?

Nous gardons Vos données personnelles en base active pendant :

• Une durée de cinq (5) ans à compter de :

o Notre dernier contact avec Vous si Nous ne concluons aucun contrat avec Vous ;
o La fin de la relation contractuelle si un contrat est conclu, en ce compris la durée nécessaire à l’apurement des décomptes de liquidation et des périodes de garantie ;

• La durée nécessaire à la validation de l’exercice comptable pour les statistiques relatives aux délais de facturation et de paiement ;
• La durée nécessaire au traitement de Votre demande d’exercice des droits.

Nous conservons Vos données personnelles en archive :

• A des fins de préservation de Nos droits pendant une durée de cinq (5) ans :

o Après Notre dernier contact avec Vous en l’absence de relations contractuelles ;
o A compter de la fin du Contrat avec Nous en cas de relations contractuelles ;
o A compter de la fin du traitement de Votre demande d’exercice des droits.

• A des fins de conservation légale des documents comptables pendant une durée de dix (10) ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Nous détruisons les copies des pièces d’identité à l’issue de la vérification de Votre identité.

 

6. Quels sont Vos droits ?

Vous bénéficiez du droit d’accéder à Vos données, de demander à les rectifier ou à les effacer ou d’en limiter le traitement. En fonction de la base juridique applicable au traitement concerné, Vous pouvez demander la portabilité de Vos données ou Vous opposer au traitement.

Vous pouvez exercer Vos droits par :

• Email à compliance@lacroix.group, ou
• Courrier postal à : LACROIX, A l’attention du DPO, 17 rue Océane, 44800 SAINT-HERBLAIN, France.

Si Vous estimez que Vos droits n’ont pas été respectés après Nous avoir contacté, Vous pouvez déposer une réclamation par courrier auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

• En ligne en cliquant ici ;
• Par courrier postal à : CNIL, Service des plaintes, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS Cedex 07, France.